Columnコラム

平時から備える

今年は自然災害が印象に残る年でした。

9月には台風15号が強い勢力を保ったまま関東地方を通過し、千葉県、伊豆諸島を中心に大変な被害が生じました。

台風が通貨してから1週間以上経っても停電が回復しないという自体も生じました。原因として千葉県を中心に記録的な強風により多くの電柱や鉄塔が倒壊し、その復旧に想定以上に時間がかかっていることが停電の長期化に影響を及ぼしているということが報道されていました。

「電柱に地中化を進めていれば、ここまで被害は拡大しなかったのではないか」

「電柱の耐風性を高めなければいけなかったのではないか」といった議論もされていましたが、「台風による長期的な停電被害」というリスクが顕在化し、甚大な被害があった時には、リスク感度が高くなり、リスク対応した抜本的な対応を求める声は大きくなりますが、台風が来る前にこのような「備え」をすることはなかなか難しかったのではないかと推察します。

起こっていないことに対する「備え」はどうしても後回りになってしまう、これは企業不正・不祥事という企業にとっての危機においても同様です。

■ 1.不正が生じた後の調査業務

企業内で不正・不祥事が生じ、それが発覚した場合には、企業は「不正調査」を実施します。「不正調査」の主な目的は下記の通りです。

・事実関係の解明

・会社損害等の影響額の算定

・直接的な原因の把握

・直接的な原因を引き起こした背景(根本的要因)の把握

「不正調査」の結果は、通常は「調査報告書」という形で文書として取り纏めを実施します。「調査報告書」は、上記の目的に対する結果のみならず、調査の手法や再発防止策等も含めて記載することが一般的です。そして、速やかなディスクローズが求められることもあり、これらの調査や調査報告書の取り纏めといったことを極めて短期間に対応する必要があります。

この「調査報告書」をもとに処分の社内決裁や、監査法人に対する説明、外部へのディスクローズ等を実施していうことになるためかなり詳細な記載が求められることも多く、そのための調査にも膨大な工数(コスト)がかかります。

この膨大な工数は、通常の事業活動とは異なり、企業価値向上のためといった前向きな要素はほぼゼロです。会社の仲間が起こした不正・不祥事を調査することは精神的にも大変厳しいものです。

膨大な工数(コスト)をかけて精神的にも肉体的にも厳しい業務を大変短期間で実施するという業務は、実際に調査業務に携わったことのある方であれば、まさに「嵐の中の日々」という実感ではないでしょうか。

■ 2.不正調査という嵐の中で

そのような嵐の中に身を置くと、不正・不祥事リスクに対する感度が非常に高くなります。「このような怒涛の日々を送るよりは、リスクが顕在化することがないよう不正・不祥事の予防をしておけばよかった。」と思うことになります。

今回の災害と同様です。電柱が強風で折れてしまい、そしてその折れてしまった電柱に倒木でなかなかたどり着けないといった状況になると「電柱の耐風化」「電柱の地中化」といった提案が出て、それが真剣に議論されるようになるのと同様です。

不正調査に携わった人は、

「なぜそのようなことが実施されてしまったのか」

「なぜ、もう少し早く見つけてあげることができなかったのか」

「突き詰めると何が問題だったのか」

といったことを深く考えざるをえない状況となります。そこまで深く考えた方から行われる提案は非常に重要で本質的です。ただ、嵐が過ぎるとそのような本質的な提案は非常に手間とコストと時間がかかることが多いこともあり、直接的な要因に対する対応のみを実施して終了してしまうところも多くあるように思います。

「ピンチはチャンス」、不正・不祥事が生じた後は、根本要因まで含めて改善を図り、自浄作用を発揮していくこと、より健全な組織となっていきます。

この点、上場企業の不祥事対応の原則を示した「上場会社における不祥事対応のプリンシプル」では、「再発防止策は、根本的な原因に即した実効性の高い方策とし、迅速かつ着実に実行する。この際、組織の変更や社内規則の改訂等にとどまらず、再発防止策の本旨が日々の業務運営等に具体的に反映されることが重要であり、その目的に沿って運用され、定着しているかを十分に検証する。」と規定されています。

■ 3.他事例の情報を活用する。

痛い目に合わないと不正・不祥事を防ぐという動きにならないかということそんなことはありません。

今回の災害対応で、的確な情報発信と迅速な対応でリーダーシップを発揮していた千葉市長の熊谷俊人氏のTwitterによると、「Amazonほしい物リスト」を利用した物資寄付について、『5月に総社市訪問の際、豪雨災害で活用した話を片岡市長から聞き、研究するよう指示しておいたことがここで役に立ちました』(熊谷俊人市長のTwitter 2019年9月12日)ということです。他自治体での災害対応を積極的に情報収集し、災害が起きる前にその対応を指示していたということです。

不正・不祥事においても「自社での失敗事例」「他社事例」といった学ぶべき材料が多くあるはずです。失敗事例を生きた教科書として、「自分の事業部の対応は十分なのだろうか」「誰が担当してこの対応を推進しているのだろうか」といったことを経営陣を中心に組織全体が考えていくことで、不正・不祥事リスクに対する耐性のレベルを上げることができます。

■ 4.予防コストと対応コスト

企業不正・不祥事の予防に関するコストと対応に係るコストに関しては、デロイトトーマツが実施した「企業の不正リスク調査白書 Japan Fraud Survey 2018-2020」によると、不正の発生に伴う想定コストは平均で8.26億円となる一方で、不正防止のためのコストは平均で0.99億円にとどまるということが報告されています。(詳細な調査結果はこちら→https://www2.deloitte.com/jp/ja/pages/risk/articles/frs/jp-fraud-survey-2018-2020.html

不正予防にはまだまだ力点が置かれていないと捉えることもできますし、不正が生じてた後のコストより、予防コストの方が圧倒的に低いと捉えることもできますが、いずれにせよ、今の2倍、3倍予防コストにかけたとしても、事後コストよりも圧倒的にお得といえるのではないでしょうか。

不正・不祥事は誰も幸せにはなりません。不正実行者の人生も、それに携わる回りの方々の人生も一変してしまいます。そして、不正調査は膨大なコストをかけ、調査をしている方も相当の疲弊をします。そして不正調査自体は企業の成長には結び付きません。

不正・不祥事は「あってはならないこと」と目をつぶるのではなく、どの会社でも起こりうる発生頻度の高いリスクとして捉え、事前予防、早期発見の取組を進めて頂きたいと思います。

 

今年も大変お世話になりました。来年もどうぞよろしくお願い致します。

良いお年をお迎えください。

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